Op deze pagina wordt de installatie- en configuratiestappen van de SW-Retail /WooCommerce plugin beschreven. Na het volgen van de stappen is jouw SW-Retail systeem volledig gesynchroniseerd met jouw WooCommerce webshop.

Welkom! Deze handleiding helpt je in een paar stappen je SW-Retail-kassasysteem te koppelen aan WooCommerce. Producten, voorraad, orders en (optioneel) klantrelaties lopen daarna automatisch synchroon.

Tip: lees de stappen één voor één door. De plug-in werkt out-of-the-box voor de meeste shops; je hoeft pas iets te configureren als je gebruik maakt van een add-on of een specifieke wens hebt.

1. Vereisten

Voordat je begint:

• WooCommerce 6.0+ op WordPress 6.0+ (de plug-in is getest tot WP 6.8).
• PHP 7.4 of hoger. PHP 8.x is aanbevolen.
• Een actief SW-Retail-account met Webservices beschikbaar.
• Een licentiecode voor de plug-in. Geen licentie? Vraag er hier een aan.

2. Installeren

1. Download de plug-in via de link in je licentie-e-mail, of vraag een licentiecode aan en je krijgt de download direct.
2. In WordPress: ga naar Plug-ins → Nieuwe plug-in → Plug-in uploaden en kies het ZIP-bestand.
3. Klik Nu installeren en daarna Activeren.
4. Je vindt het menu SW-Retail terug in de linkerbalk van WordPress.

Vanaf v4.5 lopen updates rechtstreeks via toolbox.mull2media.nl. Je hoeft niets te wijzigen — WordPress checkt zelf elke 24 uur op nieuwe versies.

3. API-koppeling instellen

Open SW-Retail → Connection en vul in:

API-user aanmaken in SW-Retail

1. Log in op SW-Retail.
2. Ga naar Instellingen → Medewerkers.
3. Maak een nieuwe medewerker aan met de naam api-user.
4. Geef deze medewerker de machtiging SW-Retail Webservices.
5. Genereer een API-key (of stel een wachtwoord in als je nog op de oude flow zit).

Liever API-key dan wachtwoord. Vanaf plug-in versie 4.0 ondersteunen we de API-key flow (header X-AUTH). Veiliger, sneller, en geen 401-meldingen meer bij wachtwoordwijzigingen. De oude username/password-flow blijft werken voor bestaande installaties.

Verbinding testen

Klik op Test verbinding. Je krijgt direct te zien of de koppeling werkt. Bij een fout staat in het bericht wat er mis is (verkeerde URL, ongeldige key, of geen Webservices-machtiging).

4. Wat wordt er gesynchroniseerd?

Een SW-Retail-artikel wordt alleen naar WooCommerce gesynchroniseerd als het veld "In webshop" is aangevinkt. Verwijder je een artikel uit de webshop (vink uit), dan haalt de plug-in het ook uit WooCommerce weg.

SW-Retail → WooCommerce

Standaard wordt deze informatie meegenomen:

• Titel (artikelomschrijving)
• Categorie + extra categorieën *
• SKU (artikelnummer fabrikant)
• Uitgebreide beschrijving
• Korte beschrijving (memo)
• Kleur, merk, vrije velden *
• Gewicht
• Prijs, verkoopprijs (sale-price)
• Maatvoering / variaties *
• Voorraad (per magazijn of optelsom)
• Productafbeeldingen
• Yoast SEO meta-titel en meta-beschrijving *
• Homepage / uitgelicht product
• Cross-sells en upsells *

* = werkt zodra je het juiste attribuut in SW-Retail koppelt aan de WooCommerce-attribuut (onder SW-Retail → Product).

WooCommerce → SW-Retail

• Orders worden direct na betaling als order aangemaakt in SW-Retail, inclusief klantrelatie en orderlijnen.
• Refunds (vanaf v4.6) worden als creditnota teruggestuurd. Voorraad wordt door SW-Retail teruggeboekt en via de stock-cron weer naar WooCommerce gesynced.
• Voorraadafboekingen in SW-Retail (na verkoop in de winkel) worden automatisch teruggekoppeld naar WooCommerce.

Tip: kun je tijdelijk geen orders naar SW-Retail sturen (bijvoorbeeld tijdens onderhoud)? Zet Send orders to SW-Retail op Nee in het tabblad Orders. De plug-in stopt direct met exporteren. Zet 'm terug op Ja en de queue pakt vanzelf weer op.

5. Synchronisatie-frequentie

De plug-in werkt met WP-Cron. Voor stabiele timing raden we een echte server-cronjob aan.

Server-cron instellen (aanbevolen)

Standaard draait WP-Cron alleen bij bezoekers-activiteit. Voor een betrouwbare sync:

1. Voeg bovenaan wp-config.php toe:

   define('DISABLE_WP_CRON', true);
   

2. Voeg een cronjob toe op je server (elke minuut):

   * * * * * wget -q -O - https://www.jouwwebsite.nl/wp-cron.php?doing_wp_cron
   

6. Wat kun je in WooCommerce zelf aanpassen?

Alle artikelgegevens die uit SW-Retail komen worden door SW-Retail beheerd — als je ze in WooCommerce wijzigt, worden ze bij de volgende sync overschreven. Wat je wél vrij kunt aanpassen:

• Categorieën (behalve titel en slug van de hoofdcategorie)
• Aanvullende meta die niet in SW-Retail staat
• Custom velden die niet in de plug-in-mapping zitten
• Producten die los van SW-Retail aangemaakt zijn

7. Add-ons

Activeer extra functionaliteit via SW-Retail → Add-ons. Sommige add-ons zijn gratis, andere zijn maandelijks bij te boeken. Mail swretail@mull2media.nl om een betaalde add-on op je licentie te activeren.

8. Refunds doorsturen (vanaf v4.6)

Wil je dat WooCommerce-refunds automatisch een creditnota in SW-Retail aanmaken? Zet de instelling Refunds to SW-Retail op het tabblad Orders op auto.

Wat de plug-in doet:

• Bij een refund stuurt de plug-in een creditnota naar SW-Retail met negatieve orderlijnen + verzendkosten.
• SW-Retail boekt de voorraad terug en die wijziging komt via de stock-cron weer in WooCommerce.
• Loop-preventie: een creditnota die de plug-in zelf heeft gemaakt, wordt door de SW→WC sync herkend en niet nóg eens als refund in WC aangemaakt.
• Bij een API-fout plant de plug-in maximaal 2 retries (60 seconden interval). Het pogingnummer wordt op de order genoteerd.

9. Probleemoplossing

"Get missing products" knop

Onder SW-Retail → Product vind je de knop Get missing products. Die zoekt naar SW-artikelen met "in webshop = ja" die nog niet in WooCommerce staan en maakt update-taken voor elk gevonden artikel (1 per 5 minuten, zodat de queue niet vastloopt).

Slack-meldingen aanzetten

Onder SW-Retail → Debug kun je een Slack-token koppelen. De plug-in stuurt dan automatisch een bericht bij:

• API-fouten van SW-Retail
• Dubbele barcodes (datafout in SW)
• Voltooide migraties (zoals de Virtual-as-Variation v4.6.1-migratie)

Logbestanden

Lokale logs staan in wp-content/uploads/swretail-logs/log-.txt. Per release een eigen logbestand, dus je kunt makkelijk terugzien wat er na een update veranderde.

"Ongeldige of dubbele GTIN" foutmelding

Vanaf v4.5.4 vangt de plug-in dubbele barcodes zelf op en logt de melding naar Slack in plaats van een 400-fout te krijgen van WooCommerce. Check Slack of de logs als je deze fout in WooCommerce ziet — meestal staat er dan dezelfde barcode bij twee SW-artikelen.

Order kwam niet door in SW-Retail

Open de order in WooCommerce. Bij de order-notes zie je of de plug-in heeft geprobeerd te exporteren. Klik op Resend to SW-Retail om handmatig opnieuw te proberen. Werkt dat niet, mail dan een screenshot van de order-notes naar swretail@mull2media.nl.

10. Support

Loop je vast? We helpen je graag verder.

• E-mail: swretail@mull2media.nl
• Telefoon: 0314 – 36 15 16 (vraag naar de webshop-helpdesk)
• Aanvraag installatie- en setup-ondersteuning: stuur ons een mail; we kijken samen wat past.

Snelle hulp nodig? Bij urgente productie-issues (orders die niet binnenkomen, voorraad die niet update): bel even. Mail is voor planmatige vragen.

Laatste update van deze pagina volgt automatisch de plug-in-versie. De handleiding wordt onderhouden bij elke plug-in-release.